Herausforderungen als OKR Master - Erfahrungen aus der Praxis #okrmasterlife

Wer die Rolle als OKR Master (bzw. OKR Coach, OKR Champion, OKR Practitioner etc.) annimmt, merkt recht schnell, dass es mit bloßem Wissen über OKR nicht getan ist. Durch meine eigene Erfahrung als OKR Master sowie in meiner beratenden Arbeit mit anderen Organisationen und Teams habe ich eine kleine Sammlung an Herausforderungen zusammengestellt und möchte dir in diesem Blog-Artikel ein paar Impulse mit auf den Weg geben.

Was macht ein:e OKR Master eigentlich?

Die OKR Master Rolle hat verschiedene Facetten. Im Großen und Ganzen geht es darum, OKR (Objectives & Key Results) in der gesamten Organisation lebendig zu gestalten und alle Beteiligten wirksam in ihrer Arbeit mit OKR zu unterstützen. Diese Unterstützung erstreckt sich vom reinen OKR-Wissen über Begleitung der Teams bis hin zu Veränderungen in der Organisationsstruktur. In diesem Artikel findest du mehr zu den Aufgaben und den Facetten der OKR Master Rolle.

Stolpersteine in der Arbeit als OKR Master

Auch wenn der jeweilige Kontext immer individuell ist, gibt es eine Reihe an Herausforderungen, mit denen sich OKR Master immer wieder konfrontiert sehen. Vielleicht erkennst du dich in der ein oder andren Situation wieder:

Du hast noch nie einen Workshop moderiert

Gerade am Anfang einer OKR Einführung in Organisationen bzw. im ersten OKR-Zyklus als OKR Master wird vieles zum ersten Mal gemacht: OKR Plannings, Alignment, Reviews, Retrospektiven, Weeklies.... Das kann schon sehr aufregend sein. Viele frisch gebackene OKR Master (bzw. OKR Coaches/Champions etc.) stehen vor der Herausforderung, die Events im OKR Rahmenwerk als Moderator:in durchzuführen, ohne jemals einen Workshop vorher moderiert zu haben. Vielleicht geht es dir gerade ähnlich. Du willst dein Team bestmöglich unterstützen und natürlich auch so rüberkommen, als ob du weißt, was du da tust 😉 

Die klare Botschaft zuerst: Die beste Art, sicherer in Moderation von Workshops zu werden, ist, Workshops zu moderieren. Immer und immer und immer und immer wieder.

Es gibt aber durchaus Dinge, die du tun kannst, um dir das Lernen zu erleichtern und die dir mehr Sicherheit geben können. Nachfolgend möchte ich dir ein paar Impulse dazu mitgeben.

Bereite dich krass gut vor! 

Schreibe dir vorher eine Art Regieplan mit fast schon minutengenauen Angaben. Und plane ausreichend Pufferzeiten ein. Also, z.B. für ein Planning:

• 10:00 Uhr Start, Check-In
• 10:10 Uhr Review Moal-Zielbild und ggfs. übergeordnete OKR-Sets
• 10:25 Uhr Erklärung Methode für Objectives
• 10:30 Uhr Start Sammlung Objectives
• usw.

Verwende am Anfang einfache Methoden

Fancy Workshopmethoden sind überbewertet, vor allem, wenn du mit deinem Team die ersten Plannings, Reviews und Retrospektiven durchläufst. Am Anfang ist es nur wichtig, eine einfache Struktur vorzugeben, so dass dein Team am Ende mit wirksam formulierten OKR oder nächsten Schritten aus dem Workshop herausgeht. 

Kreativmethoden gibt es viele. Ich empfehle dir, dich mal auf Liberating Structures umzuschauen (1-2-4-all ist z.B. eine wunderbare Methode für ein OKR Planning). Für Retrospektiven eignet sich zudem auch der Retromat.

Machs im Tandem

Du hast bereits erfahrene OKR Master in deiner Organisation? Dann begleite sie oder ihn bei anstehenden Workshops als Co-Moderator:in.

Hol dir Feedback

Nach dem Workshop ist vor dem Workshop. Baue deshalb am Ende immer einen Zeitblock ein, in dem du dir Feedback von den Teilnehmenden abholst. Das geht z.B. auf einer Skala von 0 - 5 oder ein kurzes Blitzlicht (Das fand ich gut - Das hat mir gefehlt - Fürs nächste Mal wünsche ich mir). Reflektiere das Feedback anschließend z.B. in deiner OKR Master Community of Practice oder mit deiner/deinem Mentor:in, um das Gelernte im nächsten Workshop gleich anwenden zu können.

Deinem OKR Team fehlt der Drive

Nach den ersten zwei bis drei Zyklen kann es sein, dass sich nach anfänglicher Euphorie ein gewisser "Schlendrian" einstellt. Das OKR Weekly wird öfter mal verschoben oder fällt ganz aus, die OKR Retrospektive erscheint nicht mehr wichtig und keine:r hat mehr Bock aufs OKR Planning. So eine Phase ist generell recht normal, wenn es darum geht, (Kommunikations-)Strukturen zu verändern. Als OKR Master ist es mitunter deine Aufgabe, gerade jetzt die Disziplin weiter aufrecht zu erhalten. Natürlich kannst du nicht zaubern und alle Leute im Unternehmen sofort wieder motivieren. Und gleichzeitig hast du ein paar sehr wirksame Hebel. 

In dieser Phase ist es sehr wichtig, Verhaltensweisen und Symptome zu beobachten, um anschließend darauf basierende Hypothesen zu formulieren und mit diesen zu arbeiten. Es kann sehr viele verschiedene Einflussfaktoren auf den fehlenden Drive deines Teams oder der Organisation als Gesamtes geben. Vielleicht helfen dir folgende Impulse:

Wie ist die Qualität der formulierten Objectives & Key Results? Stehen da vor allem kleinteilige Aufgaben oder To Dos, also Outputs? Oder haben sich schwer direkt beeinflussbare KPIs (Key Performance Indicators) wie z.B. Umsatz oder Gewinn eingeschlichen? Dann ist es hilfreich, das Team bei der Formulierung zu Outcome-orientierten Key Results zu unterstützen. 

Ist das Ambitionslevel so niedrig gesetzt, dass alle Key Results sicher erfüllt werden? Auch hier gilt es zu beobachten: Traut sich das Team nicht, sich höhere Ziele zu setzen? Woher kann diese Unsicherheit kommen? Werden von der Geschäftsleitung nur Teams gelobt, die ihre Ziele zu 100% erreichen? Oder sind gar Boni daran geknüpft? Diese Situation kannst du als OKR Master z.B. als Thema für die nächste Retrospektive anbieten und besprechbar machen.

Hat sich das OKR Rahmenwerk mit anderen Zielsystemen vermischt? Oder hat sich gar nichts verändert und nur Überschriften wurden ausgetauscht (Cargo Kult)? Eventuell findet sich nun auch das Tagesgeschäft in den OKR wieder und der Fokus ist dahin. Hier bietet es sich an, mit der Geschäftsführung nochmal das "Why" der OKR Einführung zu reflektieren. 

Das sind nur einige Beispiele, weshalb der Drive verloren gehen kann. Wichtig hierbei ist: Arbeite hypothesenbasiert und erarbeite mit deinen Teams und der Geschäftsleitung Experimente und Schritte, um die Situation zu verbessern. Reflexion dieser Schritte nicht vergessen 😉 Hole dir auch hier wieder die Hilfe z.B. von deiner OKR Master Community of Practice.

Du hast keine Zeit...und dein Team auch nicht

Am Anfang einer Veränderung braucht es einen Vertrauensvorschuss von allen Seiten. So auch bei der Arbeit mit OKR. Vertrauen hat viele Ebenen, eine davon ist die Kapazität der Teams und auch von dir als OKR Master. Strukturen müssen erst so angepasst werden, dass sowohl die Teams also auch du genug Zeit zur Verfügung haben, um wirksam an OKR arbeiten zu können. Dass es diese Strukturen zu Beginn noch nicht vollumfänglich gibt, ist klar. So wirst du und deine OKR Teams anfangs noch mehr Zeit reinstecken, als ihr zur Verfügung habt. Das mag manchmal in der ein oder andren Überstunde münden. Diese Richtung des Vertrauensvorschusses beinhaltet, dass ihr dem Führungskreis vertraut, entsprechende Voraussetzungen zu schaffen. 

Ändert sich die Situation jedoch nach mehreren Zyklen nicht und ist auch kein Bestreben erkennbar, ist es deine Aufgabe als OKR Master, genau das mit der Organisationsführung zu besprechen und entsprechende Schritte abzuleiten. Im besten Fall bist du gleich von Beginn an mit dem Führungskreis in Gesprächen und unterstützt sie dabei, kleine Veränderungen vorzunehmen und zu reflektieren. 

Deine Führungskräfte wissen alles besser

Hier sind wir auf der anderen Seite des oben beschriebenen Vertrauensvorschusses. Bei OKR geht es unter anderem darum, einen Rahmen für selbstorganisierte Teams, dezentralisierte Entscheidungen und innovative Ideen zu schaffen. Somit ändert sich auch die Rolle der Führungskraft in vielen Aspekten. Eine Beobachtung, die ich oft gemacht habe, ist, dass sich Führungskräfte alles Mögliche über OKR anlesen (was generell gut ist), um sich dann die Kirschen aus den jeweiligen Ansätzen herauszupicken, die besonders gut auf ihren bisherigen Stil passen (was wiederum nicht so gut ist). Anschließend bemühen sie sich, OKR so weit zu verbiegen, bis alles wieder ist wie vorher, nur unter einem anderen Namen - wieder in die Cargo Kult Falle getappt. So kann keine wirksame Veränderung stattfinden. Das geschieht natürlich nicht deshalb, weil diese Führungskräfte Idioten sind. Es ist ihre Lösung auf eine vorherrschende Situation.

Hier gilt ebenfalls: Reden hilft. Verweise wiederholt auf das ursprüngliche "Why" der OKR-Einführung. Oftmals ist es hilfreich, eine externe Unterstützung für den Führungskreis ins Boot zu holen. So dass auch diese Personengruppe in der Organisation das Angebot einer Begleitung erhält, in der sie ihr eigenes Führungsverständnis reflektieren und sich in Richtung Agile Leadership entwickeln können. Als OKR Master bin ich in der Regel nicht die verantwortliche Person, Führungskräfte zu coachen. Aber ich bin in der Verantwortung, dies an entsprechender Stelle zu adressieren.

Fazit

Die Rolle des OKR Masters/Coaches ist viel mehr als nur Termine einzustellen. In der Arbeit am System wirst du auf allerlei Stolpersteine stoßen, das ist normal, denn Veränderungen sind anstrengend. Alleine das zu wissen, ist schon enorm hilfreich. 

Wenn du in der glücklichen Position bist, eine OKR Master Community of Practice (CoP) in deiner Organisation zu haben, nutze sie! Bildet Tandems für Workshops, führt regelmäßig Intervisionen durch, tauscht euch aus. 

Ansonsten kann es sich lohnen, z.B. ein externes Mentoring in Anspruch zu nehmen, damit du dich in deiner Rolle als OKR Master wirksam weiterentwickeln kannst.

Welche Erfahrungen hast du in deiner Arbeit als OKR Master/Coach/Champion gemacht? Schreib mir gerne eine Nachricht!